Outil #2 : Mieux définir ses priorités grâce à la matrice d’Eisenhower
En entreprise, la gestion des urgences est devenue le quotidien. Nous pouvons facilement nous laisser submerger par ces vagues d’urgences (sous réserve de définir ce que nous qualifions d’urgent…) qui nous amènent à nous disperser et au final perdre de vue ce qui est prioritaire… Le cerveau ne peut pas gérer plus de deux choses à la fois Notre cerveau, certes performant ne peut pas se concentrer sur plusieurs choses à la fois. En effet, nous avons tous fait l'expérience de ces moments où l'on perd notre concentration lorsque l'on veut effectuer plusieurs tâches simultanément… Ceci provient du fait que nous avons besoin que les deux hémisphères de notre cerveau (région cérébrales situées à l'avant du cerveau) communiquent entre eux pour être en capacité de conduire un raisonnement au regard de la tâche à effectuer et de réaliser cette tâche. Or lorsque nous essayons de réaliser deux taches en même temps, chaque hémisphère traite respectivement une tâche et ne communique plus avec l'autre… rendant impossible leur réalisation simultanée…
La matrice d’Eisenhower peut nous aider à différencier l’urgent de l’important et à prioriser nos actions
Cette matrice provient de principes appliqués par Dwight Eisenhower, 34e président des États-Unis, qui avait une incroyable capacité à maintenir un haut niveau de productivité. Cet outil permet de réaliser une priorisation des tâches et de n’accorder de l’importance qu’à ce qui est réellement important…
· Quadrant 1 : Urgent et important. Ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement.
· Quadrant 2 : Important, mais pas urgent. Ce sont les tâches que l’on doit planifier pour plus tard.
· Quadrant 3 : Urgent mais pas important. Ce sont les tâches que l’on doit déléguer.
· Quadrant 4 : Ni urgent ni important. Ce sont les tâches que l’on doit éliminer ou limiter.
La différence entre important et urgent : l’importance est un choix et l’urgence est un fait !
Important fait référence aux tâches qui nous aident à accomplir nos objectifs à moyen et long terme. Elles doivent faire l’objet d’une approche stratégique et demande de la prise de recul et un certain calme. Veillez à planifier vos tâches importantes à l’avance et de respecter votre planification afin que ces tâches ne soient pas à traiter dans l’urgence !
Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée immédiatement dans un mode réactif. Les critères d’urgence peuvent être relatifs à la date d’échéance, au temps requis pour réaliser la tâche et/ou la pression du demandeur…
La matrice d’Eisenhower nous aide à nous distancer de nos réflexes premiers qui nous amènent à traiter toutes nos tâches au même niveau et nous force à travailler sur les tâches qui nous sont bénéfiques pour l’atteinte de nos objectifs.
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